Email Automations: Effektivisér kommunikationen til dine events
Det er vigtigt at holde deltagere informeret før, under og efter et event for at skabe en god kundeoplevelse. Med Billettos nye funktion Automation kan arrangører nu automatisere kommunikationen med deltagere og administrere genanvendelige e-mailflows direkte fra deres konto.
I stedet for manuelt at oprette og sende e-mails til hvert enkelt event, kan arrangører opsætte en automation én gang — hvorefter kommunikationen automatisk håndteres for alle valgte events fremover.
Hvad er Email Automations?
Email Automations giver arrangører mulighed for automatisk at sende e-mails til deltagere baseret på eventets tidspunkt. E-mails kan planlægges før, under eller efter et event, hvilket hjælper arrangører med at opretholde en ensartet kommunikation gennem hele deltagerrejsen.
Typiske anvendelser inkluderer:
- Velkomstmails til nye deltagere
- Eventpåmindelser før eventet starter
- Vigtige opdateringer under eventet
- Takke-mails efter eventet
- Feedback- og spørgeskemaanmodninger
Funktionen findes under sektionen Promover i arrangørdashboardet. Klik på Automations og derefter Opret din første automatisering.
Sådan fungerer det
Når du opretter en automation, definerer du:
- Hvornår e-mailen skal sendes
- Hvilke events automationen gælder for
- Hvad e-mailen skal indeholde
Planlægning af din automation
Vælg, hvornår dine automatiserede e-mails skal sendes i løbet af eventets livscyklus.
Tilgængelige planlægningstyper
E-mail før event
Send e-mails før eventet starter, såsom påmindelser eller praktisk information.
Live e-mail
Send e-mails under eventet med live-opdateringer eller meddelelser.
E-mail efter event
Send e-mails efter eventets afslutning, eksempelvis takke-mails eller spørgeskemaer.
Planlægningsmuligheder
For E-mail før event kan du vælge:
- Hvor mange dage før eventet e-mailen skal sendes
- Det præcise tidspunkt for udsendelse
Du kan også aktivere:
- “Send også for ordrer placeret efter det oprindelige afsendelsestidspunkt
Dette sikrer, at deltagere, som køber billetter efter det oprindelige udsendelsestidspunkt, stadig automatisk modtager e-mailen.
Live e-mail sendes, mens eventet finder sted.
Du kan vælge, om e-mailen skal sendes:
- Efter eventets start
- Før eventets afslutning
Derefter definerer du:
- Antal dage i forhold til eventets tidspunkt
- Det præcise udsendelsestidspunkt
E-mail efter event sendes efter eventets afslutning.
Vælg:
- Hvor mange dage efter eventet e-mailen skal sendes
- Udsendelsestidspunktet
- Systemet opretter automatisk kampagner til hvert tilknyttet event
- E-mails sendes automatisk på det planlagte tidspunkt
- Alle billetkøbere til det valgte event modtager e-mailen
Automations understøtter dynamiske variabler, som automatisk indsætter eventinformation i e-mails, herunder:
- Eventnavn
- Eventets startdato og tidspunkt
- Venue/stednavn
- Arrangørnavn
Dette gør det muligt at oprette én genanvendelig e-mailskabelon, som automatisk tilpasses flere forskellige events.
Muligheder for valg af events
Arrangører kan selv vælge præcis, hvilke events en automation skal gælde for:
- Individuelle events
- Flere udvalgte events
- Alle fremtidige events
Events kan søges frem via eventnavn eller event-ID, hvilket gør det nemt at administrere kommunikation i stor skala.
Gennemgå og bekræft
Som arrangør skal du først gennemgå detaljerne for automationen på bekræftelsessiden. Derefter skal du markere afkrydsningsfeltet, som bekræfter, at du accepterer vilkår og betingelser for oprettelse af e-mailautomations.
Til sidst skal du klikke på den blå “Opræt automatisering”-knap øverst til højre på siden.
Når dette er gjort, bliver automationen aktiv, og pre-event e-mails sendes automatisk til dine billetkøbere i henhold til den valgte planlægning.
Administration af automations
Dashboardet til Email Automations giver arrangører mulighed for at:
- Se alle automations og deres status
- Se fuld konfiguration og genererede kampagner
- Redigere kampagner (tilføje/fjerne events, redigere e-mailindhold)
- Pause og genaktivere automations
- Slette automations, der ikke længere er nødvendige
Derudover er kampagnedata tilgængelige, herunder:
- Se alle kampagner oprettet via automations
- Følge kampagnestatus (planlagt, sender, fuldført)
- Se performance-statistikker (sendt, succesfulde, fejlede)
Vigtigste fordele
- Spar tid: Opsæt én gang og genbrug på alle events
- Ensartethed: Sikr samme kommunikationsflow på alle events
- Personalisering: E-mails kan automatisk inkludere eventdetaljer (navn, dato, venue)
- Bedre engagement: Send e-mails på optimale tidspunkter
- Skalerbarhed: Administrér kommunikation på tværs af ubegrænsede events
Krav til events
Automations fungerer i øjeblikket kun for events, som inkluderer:
- Startdato og tidspunkt
- Slutdato og tidspunkt
Funktionen understøtter i øjeblikket ikke:
- Tilbagevendende events
- Medlemskaber
- Events uden datoer