Automationen

E-Mail-Automationen: Vereinfachte Kommunikation für Deine Veranstaltungen

Teilnehmer vor, während und nach einer Veranstaltung auf dem Laufenden zu halten, ist entscheidend für ein großartiges Kundenerlebnis. Mit Billettos neuer Funktion Automationen können Veranstalter jetzt die Teilnehmer-Kommunikation automatisieren und wiederverwendbare E-Mail-Flows direkt aus ihrem Konto verwalten.

Statt manuell E-Mails für jede einzelne Veranstaltung zu erstellen und zu versenden, kannst Du eine Automation einmal einrichten – und sie kümmert sich automatisch um die Kommunikation aller ausgewählten Veranstaltungen von diesem Zeitpunkt an.

Was sind E-Mail-Automationen?

E-Mail-Automationen erlauben Veranstaltern, Teilnehmern automatisch E-Mails zu senden – basierend auf dem Zeitpunkt der Veranstaltung. E-Mails können vor, während oder nach der Veranstaltung geplant werden, damit Veranstalter durchgängige Kommunikation entlang der gesamten Teilnehmer-Reise gewährleisten.

Typische Anwendungsfälle:

Willkommens-E-Mails für neue Teilnehmer
Erinnerungen vor Veranstaltungsbeginn
Wichtige Live-Updates während der Veranstaltung
Dankeschön-E-Mails nach der Veranstaltung
Feedback- und Umfrage-Anfragen

Die Funktion ist unter dem Bereich Promotion im Veranstalter-Dashboard verfügbar. Klicke darauf und dann auf Deine erste Automation erstellen.

So funktioniert es

Beim Erstellen einer Automation legst Du fest:

Wann die E-Mail versendet werden soll.
Für welche Veranstaltungen die Automation gilt.
Was die E-Mail enthalten soll.

Deine Automation planen

Wähle, wann Deine automatisierten E-Mails im Verlauf der Veranstaltung versendet werden sollen.

Verfügbare Zeitplan-Typen

E-Mail vor der Veranstaltung

Sende E-Mails, bevor die Veranstaltung beginnt – z. B. Erinnerungen oder praktische Informationen.

Live-E-Mail

Sende E-Mails während der Veranstaltung für Live-Updates oder Ankündigungen.

E-Mail nach der Veranstaltung

Sende E-Mails, nachdem die Veranstaltung endet – z. B. Dankeschön-Mails oder Umfragen.

Planungsoptionen

Bei E-Mails vor der Veranstaltung kannst Du wählen:

Wie viele Tage vor der Veranstaltung die E-Mail gesendet werden soll.
Die genaue Sendezeit.

Du kannst zusätzlich aktivieren:

„Auch für Bestellungen nach dem ursprünglichen Sendezeitpunkt versenden".

So erhalten Teilnehmer, die nach dem ursprünglichen Versand Tickets kaufen, die E-Mail dennoch automatisch.

Live-E-Mails werden während der Veranstaltung versendet.

Du kannst wählen, ob die E-Mail versendet werden soll:

nach Beginn der Veranstaltung
vor Ende der Veranstaltung

Anschließend legst Du fest:

Die Anzahl der Tage relativ zum Veranstaltungszeitpunkt.
Die genaue Sendezeit.

E-Mails nach der Veranstaltung werden nach Ende der Veranstaltung versendet.

Wähle:

Wie viele Tage nach der Veranstaltung die E-Mail gesendet werden soll.
Die Sendezeit.

Sobald aktiviert:

Das System erstellt automatisch Kampagnen für jede verknüpfte Veranstaltung.
E-Mails werden zum geplanten Zeitpunkt automatisch versendet.
Alle Ticketkäufer der ausgewählten Veranstaltung erhalten die E-Mail.

Automationen unterstützen dynamische Variablen, die automatisch Veranstaltungsinformationen in E-Mails einfügen, darunter:

Veranstaltungsname
Start-Datum und -Uhrzeit
Name des Veranstaltungsorts
Veranstaltername

So kannst Du eine wiederverwendbare E-Mail-Vorlage erstellen, die sich automatisch an mehrere Veranstaltungen anpasst.

Optionen zur Veranstaltungsauswahl

Veranstalter können genau wählen, auf welche Veranstaltungen eine Automation angewendet werden soll:

Einzelne Veranstaltungen
Mehrere ausgewählte Veranstaltungen
Alle zukünftigen Veranstaltungen

Veranstaltungen lassen sich per Namen oder Event-ID suchen – so kannst Du die Kommunikation auch in großem Umfang einfach verwalten.

Prüfen und bestätigen

Als Veranstalter musst Du die Automations-Details zunächst auf der Bestätigungsseite prüfen. Aktiviere dann das Kästchen, mit dem Du den Bedingungen für die Erstellung von E-Mail-Automationen zustimmst. Klicke abschließend oben rechts auf der Seite auf den blauen Button „Automation erstellen".

Sobald das erledigt ist, wird die Automation aktiv, und E-Mails vor der Veranstaltung werden automatisch nach dem gewählten Zeitplan an Deine Ticketkäufer versendet.

Automationen verwalten

Im E-Mail-Automationen-Dashboard kannst Du als Veranstalter:

Alle Automationen und ihren Status einsehen
Vollständige Konfiguration und erzeugte Kampagnen sehen
Kampagnen bearbeiten (Veranstaltungen hinzufügen/entfernen, E-Mail-Inhalt bearbeiten)
Automationen pausieren und wieder aktivieren
Nicht mehr benötigte Automationen löschen

Auch Kampagnen-Performance-Daten sind verfügbar, darunter:

Alle durch Automationen erstellten Kampagnen einsehen
Kampagnenstatus verfolgen (geplant, wird versendet, abgeschlossen)
Performance-Statistiken einsehen (gesendet, erfolgreich, fehlgeschlagen)

Wichtige Vorteile

Zeit sparen: einmal einrichten und über alle Veranstaltungen hinweg wiederverwenden
Konsistenz: Jede Veranstaltung hat den gleichen Kommunikationsablauf
Personalisierung: E-Mails können automatisch Veranstaltungsdetails enthalten (Name, Datum, Veranstaltungsort)
Besseres Engagement: E-Mails zum optimalen Zeitpunkt senden
Skalierbarkeit: Kommunikation über unbegrenzt viele Veranstaltungen verwalten

Anforderungen an Veranstaltungen

Automationen funktionieren derzeit nur für Veranstaltungen mit:

einem Start-Datum und einer Start-Uhrzeit
einem End-Datum und einer End-Uhrzeit

Die Funktion unterstützt derzeit nicht:

Wiederkehrende Veranstaltungen
Mitgliedschaften
Veranstaltungen ohne Termine