E-postautomatisering: Effektivisera kommunikationen för dina event.
Att hålla deltagare informerade före, under och efter ett event är viktigt för att skapa en bra kundupplevelse. Med Billettos nya funktion Automations kan arrangörer nu automatisera kommunikationen med deltagare och hantera återanvändbara e-postflöden direkt från sitt konto.
Istället för att manuellt skapa och skicka e-post för varje enskilt event kan arrangörer skapa en automation en gång — och därefter automatiskt hantera kommunikationen för alla valda event framöver.
Vad är E-postautomatisering?
E-postautomatisering gör det möjligt för arrangörer att automatiskt skicka e-post till deltagare baserat på eventets tidpunkt. E-postmeddelanden kan schemaläggas före, under eller efter ett event, vilket hjälper arrangörer att upprätthålla en konsekvent kommunikation genom hela deltagarresan.
Vanliga användningsområden inkluderar:
- Välkomstmejl till nya deltagare
- Påminnelser inför eventet
- Viktiga uppdateringar under eventet
- Tackmejl efter eventet
- Feedback- och enkätförfrågningar
Funktionen finns under sektionen Marknadsför i arrangörsdashboarden. Klicka på Automations och därefter Skapa din första automatisering
Så fungerar det
När du skapar en automation definierar du:
- När e-postmeddelandet ska skickas
- Vilka event automationen ska gälla för
- Vad e-postmeddelandet ska innehålla
Schemalägg din automation
Välj när dina automatiserade e-postmeddelanden ska skickas under eventets livscykel.
Tillgängliga schematyper:
E-post före eventet
Skicka e-post före eventets start, till exempel påminnelser eller praktisk information.
Liveutskick
Skicka e-post under eventet med liveuppdateringar eller meddelanden.
E-post efter evenemang
Skicka e-post efter att eventet avslutats, till exempel tackmejl eller enkäter.
Schemaläggningsalternativ
För E-post före eventet kan du välja:
- Hur många dagar före eventet e-postmeddelandet ska skickas
- Exakt utskickstid
Du kan även aktivera:
- “Skicka även för ordrar som görs efter den ursprungliga utskickstiden”
Detta säkerställer att deltagare som köper biljetter efter det ursprungliga utskickstillfället fortfarande automatiskt får e-postmeddelandet.
Liveutskick skickas medan eventet pågår.
Du kan välja om e-postmeddelandet ska skickas:
- Efter att eventet har startat
- Innan eventet avslutas
Därefter definierar du:
- Antal dagar i förhållande till eventets tidpunkt
- Exakt utskickstid
E-post efter evenemang skickas efter att eventet avslutats.
Välj:
- Hur många dagar efter eventet e-postmeddelandet ska skickas
- Utskickstid
När automationen aktiveras:
- Systemet skapar automatiskt kampanjer för varje kopplat event
- E-post skickas automatiskt vid schemalagd tidpunkt
- Alla biljettköpare till det valda eventet får e-postmeddelandet
Automations stöder dynamiska variabler som automatiskt infogar eventinformation i e-postmeddelanden, inklusive:
- Eventnamn
- Eventets startdatum och tid
- Venue-/platsnamn
- Arrangörsnamn
Detta gör det möjligt att skapa en återanvändbar e-postmall som automatiskt anpassas för flera olika event.
Val av event
Arrangörer kan välja exakt vilka event en automation ska gälla för:
- Individuella event
- Flera utvalda event
- Alla framtida event
Event kan sökas fram via eventnamn eller event-ID, vilket gör det enkelt att hantera kommunikation i stor skala.
Granska och bekräfta
Som arrangör måste du först granska detaljerna för automationen på bekräftelsesidan. Därefter behöver du markera kryssrutan som bekräftar att du godkänner villkoren för att skapa e-postautomationer.
Slutligen klickar du på den blå “Skapa automatisering”-knappen uppe till höger på sidan.
När detta är gjort blir automationen aktiv och pre-event e-post skickas automatiskt till dina biljettköpare enligt det valda schemat.
Hantera automationer
Dashboarden för Email Automations gör det möjligt för arrangörer att:
- Se alla automationer och deras status
- Se fullständig konfiguration och genererade kampanjer
- Redigera kampanjer (lägga till/ta bort event, redigera e-postinnehåll)
- Pausa och återaktivera automationer
- Ta bort automationer som inte längre behövs
Kampanjdata är också tillgänglig, inklusive:
- Se alla kampanjer skapade via automationer
- Följa kampanjstatus (schemalagd, skickas, slutförd)
- Se statistik över resultat (skickade, lyckade, misslyckade)
Viktiga fördelar
- Spara tid: Skapa en gång och återanvänd för alla event
- Konsekvens: Säkerställ samma kommunikationsflöde för alla event
- Personalisering: E-post kan automatiskt inkludera eventdetaljer (namn, datum, venue)
- Bättre engagemang: Skicka e-post vid optimala tidpunkter
- Skalbarhet: Hantera kommunikation över obegränsat antal event
Krav för event
Automationer fungerar för närvarande endast för event som innehåller:
- Startdatum och tid
- Slutdatum och tid
Funktionen stöder för närvarande inte:
- Återkommande event
- Medlemskap
- Event utan datum