So findest und exportierst Du Gästelisten und Berichte

Du kannst Gästelisten und Berichte für Deine Veranstaltungen ganz einfach herunterladen. Diese Berichte geben Dir einen Überblick über Deine Teilnehmer, Bestellungen und Kontaktdaten – und können direkt an Deine E-Mail-Adresse gesendet werden.

Du findest den Bereich unter „Gästeliste & Berichte" bei Deiner Veranstaltung.

Wo finde ich Gästelisten und Berichte?

Am Computer

Melde Dich bei Billetto an.
Klicke auf Mein Billetto.
Klicke bei der gewünschten Veranstaltung auf Verwalten.
Gehe zu Übersicht.
Klicke auf Gästeliste & Berichte.
Wähle den gewünschten Berichtstyp.
Gib die E-Mail-Adresse ein, an die der Bericht gesendet werden soll.
Klicke auf Per E-Mail senden.

Du erhältst den Bericht kurz danach per E-Mail. Bitte beachte: Wenn Deine Veranstaltung viele Teilnehmer hat (5000+), kann die Erstellung des Berichts etwas länger dauern.

In der Billetto-App

Melde Dich in der App an.
Wähle die Veranstaltung, für die Du die Gästeliste ansehen möchtest.
Klicke auf Mein Billetto.
Klicke bei der gewünschten Veranstaltung auf Verwalten.
Klicke oben auf der Seite auf Verkaufsübersicht.
Klicke auf Gästeliste & Berichte.
Wähle den gewünschten Berichtstyp.
Gib die E-Mail-Adresse ein, an die der Bericht gesendet werden soll.
Klicke auf Per E-Mail senden.

Du kannst die E-Mail-Adressen Deiner Gäste auch einsehen, indem Du zu Bestellungen verwalten gehst (dort kannst Du auch Erstattungen vornehmen oder Tickets verwalten sowie die Informationen Deiner Käufer bearbeiten oder erneut senden).

Berichtsarten

Gästeliste (einfach)

Ein einfacher Bericht, der Folgendes enthält:

Bestell-ID
Name
Ticket-ID

Geeignet, wenn Du nur einen schnellen Überblick brauchst.

Gästeliste (detailliert)

Der umfassendste Bericht, der Folgendes enthält:

Name und E-Mail
Bestell-ID
Anzahl der Tickets
Teilnehmerinformationen (z. B. Antworten auf Fragen im Kaufprozess)
Zugangscodes und andere relevante Daten

Dieser Bericht bietet Dir einen vollständigen Überblick über Deine Teilnehmer und Verkäufe.

E-Mail-Liste

Eine einfache Liste mit:

E-Mail-Adressen der Gäste

Der Dateiinhalt ist durch Kommas getrennt und kann für die Kommunikation mit Deinen Teilnehmern verwendet werden.

Weitere Berichte

Transaktionsberichte

Hier kannst Du E-Mail-Benachrichtigungen zu Ticketverkäufen einrichten – entweder pro Kauf oder in festen Intervallen.

Du kannst:

Häufigkeit wählen (z. B. täglich)
Startdatum festlegen
Einen oder mehrere Empfänger hinzufügen
Den Bericht aktivieren
Wählen, ob der Umsatz enthalten sein soll

Wenn alles eingerichtet ist, klicke auf „Per E-Mail senden".

Verkaufsbericht

Die Verkaufsübersicht liefert Dir einen vollständigen Überblick über alle Transaktionen Deiner Veranstaltung.

Du musst:

Ein Von- und Bis-Datum wählen (optional)
Die Empfänger-E-Mail eingeben

Wenn Du bereit bist, kannst Du:

Auf „Per E-Mail senden" klicken, um den Bericht zu erhalten
Oder „Jetzt herunterladen" wählen, um ihn sofort zu bekommen

Individueller Bericht

Hier kannst Du wählen, was der Bericht enthalten soll:

Berichtstyp wählen (z. B. Tickets)
Anpassen, welche Datenfelder enthalten sein sollen
Im gewünschten Format exportieren

Hier kannst Du wählen, was der Bericht enthalten soll:

Wähle zunächst über das Dropdown-Menü einen Berichtstyp.
Du kannst wählen zwischen: Tickets, Bestellungen, Ledger oder Addons.
Klicke auf „Anpassen", um auszuwählen, welche Datenfelder der Bericht enthalten soll.
Exportiere den Bericht dann im gewünschten Format.

Newsletter-Anmeldungsbericht

Enthält:

Einwilligung zum Newsletter
E-Mail-Daten

Wichtig: Bei der Nutzung dieses Berichts bist Du selbst für die Einhaltung der geltenden Gesetze verantwortlich.

So funktioniert es

Um einen Bericht herunterzuladen, musst Du:

(Optional) ein Von- und Bis-Datum wählen – wenn Du NICHTS wählst, werden alle Daten einbezogen.
Ein Dateiformat wählen (falls relevant).
Eine Empfänger-E-Mail eingeben.
Auf „Per E-Mail senden" klicken.

HINWEIS: Aufgrund der DSGVO musst Du für die Nutzung von Gäste-E-Mail-Adressen für nicht zwingend erforderliche Zwecke zunächst die Einwilligung der jeweiligen Person einholen. Mehr Informationen findest Du in diesem Artikel: DSGVO-Konformität.